みなさん、こんにちは。
前回のタイトルと似ていますので、紛らわしくてごめんなさい。別の話題です。いつものように詳細は記載できませんが、売上計上に関わる課題があり、経理とその総括と対策を議論している時の話です。
ミスがあったことそのものは、もはや過ぎてしまったことなので、仕方ありません。過去は取り返すことはできませんし。ですが、何故起きたのかを総括して、他にも同じようなことが起こるかどうかを確認し、起こるのであれば対策を講じていく必要があります。ミスを生むプロセスを憎んで、人を憎まずです笑
この確認のミーティングはかれこれ3度目で、ようやく全容が解明してきました。現場から上がってくる申請書を元に、経理が売り上げを計上するのですが、その申請書そのものが適切ではなかったこと。それに気付いた経理の担当者が善意でそれを修正していたこと。経理から現場に適切な形で申請書を出すように依頼をするも、それが有効ではなかったこと。要因は色々と上がってきます。
申請書には一定の役職者までの承認印が押しているに、間違っているってどういうこと？経理が善意で修正するって、そんなのあり？素朴な疑問も出てきます。プロセスは一応、定義されているのですが、その定義されている範囲の前と後ろで起こっている話です。さらに、聞いていくと、引き継ぎがきちんとされていない。前任者ならきちんと管理できていたはずだ、ということです。プロセスが定義されている領域の前と後ろは俗人化の極みの状況となっていたということでしょうか。プロセス以前の話ですね。
よかれと思って対応した経理の担当者も、現場の担当者も管理職も各々に悪いところはあるものの、致命的なところとしては、誰がやっても、ある程度のことができる状態を仕組みとして作っておかなかったというところでしょう。現場は過去から営まれていたことを粛々と実行していったわけですが、知識も無く、何が悪いのかもきっとよく分からないでしょう。管理職の育成の問題もあります。正直なところ、管理職ならそれくらい分かっておいて欲しいなぁ、という気持ちもありますが、実際には難しいということもわかります。ここは大企業でも、中小企業でも変わりないかもしれません。
さて、本件ですが、ことが発覚したきっかけは担当者の交代です。当たり前のことですが、やはり定期的なローテーションは必要ですね。でも、実際のところ、この点に関しては、中小企業にはハードルが高いわけであります。コストとコンプライアンス、どちらを犠牲にすべきなのかは論を待ちませんが、背に腹は変えられないというところも無くはありません。
